名刺発注システム

名刺発注システムを利用するメリット

外回り勤務が多い営業職の人は名刺が切れる前に発注を行い、常に在庫を管理する事が大切です。忙しいと残り数が少なくなっている事に気が付かず慌てて印刷会社に発注を行わなければならなくなるケースもあるかと思われますが、印刷会社に発注を行ってから手元に名刺が届くまでには多少の時間が必要です。さらに、印刷会社に発注を行う時には、名刺デザインをその都度提供しなければならない、11人分だけの名刺発注ではコストが割高になるなどのデメリットがあります。最短納期で名刺を製作出来る、1人分の名刺でもコストが安い、異なる業者に発注した時に生じる名刺デザインやレイアウトの差が生じないなどのメリットが名刺発注システムにあります。各担当者が直接発注する事が出来るため、名刺切れの前に注文出来るメリットもあります。

名刺が欲しい社員が自ら発注する事が出来ます

会社の中で名刺を注文する時、印刷会社との窓口になっている担当者に依頼をする、依頼を受けた担当者は従業員の氏名や役職などの情報を印刷会社に伝えるなどで発注が可能になっています。担当者が自分の仕事で忙しい時など、名刺依頼を受けた事を忘れてしまうケースもあります。名刺発注システムは名刺が欲しい人が画面上で注文が出来るシステムです。特定の窓口業務を行う担当者の手を煩わせる事なく注文が出来ます。名刺レイアウトは最初に作成しておけば、後はそれぞれの従業員が専用サイトへのアクセスを行う、自分の氏名やEメールアドレス、役職や所属部署などの情報を名刺編集画面上で入力する、入力された情報がプレビューで表示されるので、自分で内容の確認を行えるなどのメリットもあります。

上長の承認を得た上で発注が行われます

名刺発注システムの機能の一つに上長の承認があります。従業員がシステムを利用して名刺の発注を行うと、その発注が一旦保留状態になり、上長の承認を得る事で発注が開始になる機能があります。メールを利用して上長の元に、部下からの名刺の発注依頼が届く、上長が承認を行う事で正式に名刺の発注が行われるシステムです。上長の承認を得た上で発注を行う流れは、部下がどれだけ名刺を利用しているのかを把握出来るメリットもあります。また、承認を行う時にはプレビュー画面で名刺に記載されている情報の確認が取れるので、名刺が届いた時に氏名や部署名が間違っているなど、間違った情報で発注される事を防止出来るメリットもあります。承認を行う事で注文発注は完了になりますが、平日の午後1時までに発注を確定すると、翌日には名刺が手元に届きます。

名刺発注システム

おすすめの名刺発注システムの利用法

名刺発注システムは従来の名刺発注に掛かる工数を削減出来るメリットがあります。拠点が多い会社などの場合、拠点毎に名刺を発注するケースが多いと言えましょう。この場合、本社圏と支店では異なる業者に名刺を発注しているなど、名刺レイアウトやデザインの違いが生じるケースがあります。本社圏の従業員と支店に勤める従業員がクライアント先で名刺交換をした際、名刺デザインに差があると、統一感がない会社などのイメージを与えてしまうケースもあります。名刺発注システムを利用する事で、本社圏や支店での名刺デザインの差がなくなります。さらに、午後1時までに発注を完了させると当日発送が可能になり、翌日には名刺を届けて貰えるなどからも、名刺が少なくなっている時でも安心です。

名刺調達の人的コストや時間的コストを削減

名刺発注のフローの中には、必ず担当者が関与して来ます。担当者は印刷会社の窓口になっている従業員で、自分の仕事を持つと同時に、社内スタッフから名刺発注の依頼を受けた際に、発注や名刺管理業務を行っています。印刷会社で名刺を製作する場合、校正が必ず必要になります。校正は名刺に記載してある情報が正しいものであるのか、色合いや書体などが正しいものであるのか、印刷の仕上がりの良し悪しを見るために行います。こうした作業は、担当者にとって負担が大きくなる、人的コストを作り出してしまいます。また、校正などによる時間的コストが生じるため、名刺をいち早く欲しい時など時間的コストを掛けてしまう事にもなりかねません。名刺発注システムは画面上で必要事項を入力、午後1時までに発注を行った場合、当日中に発送手配が行われるなど、人的コスト、そして時間的コストを削減出来ます。

キャラクター名刺などの発注も可能です

名刺は初めて逢う人との挨拶の時に必ず必要になるアイテムです。名刺には本人を特定する事が出来る氏名やメールアドレス、部署や役職などの文字情報が記載してあります。最近は、名刺をリニューアルしてキャラクターを設けるケースや顔写真を掲載するケースなども多くなっています。顔写真を名刺に入れておけば、後から名刺を見た時に自分を思い出して貰えるメリットがあります。名刺発注システムは名刺のパターンを幾つか登録しておく事が出来るため、顔入りやキャラクター名刺、文字だけの名刺などの中から選ぶ事が出来ます。また、営業職の人は顔入り名刺やキャラクター名刺を利用し、他の部署の従業員は文字だけの名刺にするなどの運用も可能になります。他にも、裏面を英語表記にするパターンと拠点一覧を記載するパターンを使い分ける事も出来ます。