名刺発注システム

名刺発注システムを利用するメリット

外回り勤務が多い営業職の人は名刺が切れる前に発注を行い、常に在庫を管理する事が大切です。忙しいと残り数が少なくなっている事に気が付かず慌てて印刷会社に発注を行わなければならなくなるケースもあるかと思われますが、印刷会社に発注を行ってから手元に名刺が届くまでには多少の時間が必要です。さらに、印刷会社に発注を行う時には、名刺デザインをその都度提供しなければならない、11人分だけの名刺発注ではコストが割高になるなどのデメリットがあります。最短納期で名刺を製作出来る、1人分の名刺でもコストが安い、異なる業者に発注した時に生じる名刺デザインやレイアウトの差が生じないなどのメリットが名刺発注システムにあります。各担当者が直接発注する事が出来るため、名刺切れの前に注文出来るメリットもあります。

名刺が欲しい社員が自ら発注する事が出来ます

会社の中で名刺を注文する時、印刷会社との窓口になっている担当者に依頼をする、依頼を受けた担当者は従業員の氏名や役職などの情報を印刷会社に伝えるなどで発注が可能になっています。担当者が自分の仕事で忙しい時など、名刺依頼を受けた事を忘れてしまうケースもあります。名刺発注システムは名刺が欲しい人が画面上で注文が出来るシステムです。特定の窓口業務を行う担当者の手を煩わせる事なく注文が出来ます。名刺レイアウトは最初に作成しておけば、後はそれぞれの従業員が専用サイトへのアクセスを行う、自分の氏名やEメールアドレス、役職や所属部署などの情報を名刺編集画面上で入力する、入力された情報がプレビューで表示されるので、自分で内容の確認を行えるなどのメリットもあります。

上長の承認を得た上で発注が行われます

名刺発注システムの機能の一つに上長の承認があります。従業員がシステムを利用して名刺の発注を行うと、その発注が一旦保留状態になり、上長の承認を得る事で発注が開始になる機能があります。メールを利用して上長の元に、部下からの名刺の発注依頼が届く、上長が承認を行う事で正式に名刺の発注が行われるシステムです。上長の承認を得た上で発注を行う流れは、部下がどれだけ名刺を利用しているのかを把握出来るメリットもあります。また、承認を行う時にはプレビュー画面で名刺に記載されている情報の確認が取れるので、名刺が届いた時に氏名や部署名が間違っているなど、間違った情報で発注される事を防止出来るメリットもあります。承認を行う事で注文発注は完了になりますが、平日の午後1時までに発注を確定すると、翌日には名刺が手元に届きます。