名刺発注システム

名刺発注システムのおすすめの探し方

会社規模で名刺を発注したい時に使えるサービスと言えば名刺発注システムです。これは発注業務の人件費を削減できる通信費もコストカットできるので理想的な内容と言えるでしょう。また社員の名刺デザインを統一化する事が可能なのでブランド力をアピールしたい企業にも最適となっています。ウェブ上で完結できる内容で、ブラウザを使い名刺のイメージを確認できるのが特徴です。校正のやり取りをする手間もかからないためスピーディーは発注ができます。日本には数多くの名刺発注システムが用意されているのが現状です。どれが良いのかいまいちわからないという方は、選び方を知っておきましょう。今回は名刺の発注サービスについて紹介するので会社に適したサービスを探すときの参考にすると良いです。

納期までの時間を重視すると良い

数多くある名刺発注システムを利用する時に注目しておきたいのが、発注してから到着するまでの時間です。注文してから時間がかかってしまうと必要な時に使えないので最も重視する部分と言えるでしょう。早い業者なら午前中に注文をすると明日には手元に届けてくれるところもあります。これは各サービス決めている時間内に注文をすると対応できるので、素早い納期を採用しているお店にすると良いです。目安として通常の名刺発注サービスだと、注文から校正、印刷や検品に2日から3日かかります。商品の納期までトータルで5日以上の時間がかかってしまうところが多いです。特にウェブ名刺注文を行っているところなら校正のやり取りを短縮できるので素早く注文できるメリットがあります。以上を踏まえて業者を利用しましょう。

料金を比べてから利用するのが良い

各サービスによって名刺発注システムは料金に違いがあります。高すぎてもコストがかかるのでちょうどよい価格帯を選ぶのが基本と言えるでしょう。基本的に印刷代金だけでなくシステム導入費用やレイアウト作成費用が発生します。特にレイアウト作成費用は規定数以上の注文をする時追加で発生する場合があるので、確かめておくと良いです。印刷はサイズの大きいものが高く、フルカラーの商品ほど値段が上がります。ベタ塗りを行いたいときにもオプション料金が発生しますが、これはどれくらいの面積に適用するのかで変化する仕様です。サービスによっては面積に対して50%未満のベタ塗りを行う際は追加料金が発生しない場合もあります。一回の注文で規定金額以上注文すると送料無料にしてくれるサービスもあるので総合的に判断すると良いです。

名刺発注システム

名刺発注システムを利用するメリット

外回り勤務が多い営業職の人は名刺が切れる前に発注を行い、常に在庫を管理する事が大切です。忙しいと残り数が少なくなっている事に気が付かず慌てて印刷会社に発注を行わなければならなくなるケースもあるかと思われますが、印刷会社に発注を行ってから手元に名刺が届くまでには多少の時間が必要です。さらに、印刷会社に発注を行う時には、名刺デザインをその都度提供しなければならない、11人分だけの名刺発注ではコストが割高になるなどのデメリットがあります。最短納期で名刺を製作出来る、1人分の名刺でもコストが安い、異なる業者に発注した時に生じる名刺デザインやレイアウトの差が生じないなどのメリットが名刺発注システムにあります。各担当者が直接発注する事が出来るため、名刺切れの前に注文出来るメリットもあります。

名刺が欲しい社員が自ら発注する事が出来ます

会社の中で名刺を注文する時、印刷会社との窓口になっている担当者に依頼をする、依頼を受けた担当者は従業員の氏名や役職などの情報を印刷会社に伝えるなどで発注が可能になっています。担当者が自分の仕事で忙しい時など、名刺依頼を受けた事を忘れてしまうケースもあります。名刺発注システムは名刺が欲しい人が画面上で注文が出来るシステムです。特定の窓口業務を行う担当者の手を煩わせる事なく注文が出来ます。名刺レイアウトは最初に作成しておけば、後はそれぞれの従業員が専用サイトへのアクセスを行う、自分の氏名やEメールアドレス、役職や所属部署などの情報を名刺編集画面上で入力する、入力された情報がプレビューで表示されるので、自分で内容の確認を行えるなどのメリットもあります。

上長の承認を得た上で発注が行われます

名刺発注システムの機能の一つに上長の承認があります。従業員がシステムを利用して名刺の発注を行うと、その発注が一旦保留状態になり、上長の承認を得る事で発注が開始になる機能があります。メールを利用して上長の元に、部下からの名刺の発注依頼が届く、上長が承認を行う事で正式に名刺の発注が行われるシステムです。上長の承認を得た上で発注を行う流れは、部下がどれだけ名刺を利用しているのかを把握出来るメリットもあります。また、承認を行う時にはプレビュー画面で名刺に記載されている情報の確認が取れるので、名刺が届いた時に氏名や部署名が間違っているなど、間違った情報で発注される事を防止出来るメリットもあります。承認を行う事で注文発注は完了になりますが、平日の午後1時までに発注を確定すると、翌日には名刺が手元に届きます。

名刺発注システム

おすすめの名刺発注システムの利用法

名刺発注システムは従来の名刺発注に掛かる工数を削減出来るメリットがあります。拠点が多い会社などの場合、拠点毎に名刺を発注するケースが多いと言えましょう。この場合、本社圏と支店では異なる業者に名刺を発注しているなど、名刺レイアウトやデザインの違いが生じるケースがあります。本社圏の従業員と支店に勤める従業員がクライアント先で名刺交換をした際、名刺デザインに差があると、統一感がない会社などのイメージを与えてしまうケースもあります。名刺発注システムを利用する事で、本社圏や支店での名刺デザインの差がなくなります。さらに、午後1時までに発注を完了させると当日発送が可能になり、翌日には名刺を届けて貰えるなどからも、名刺が少なくなっている時でも安心です。

名刺調達の人的コストや時間的コストを削減

名刺発注のフローの中には、必ず担当者が関与して来ます。担当者は印刷会社の窓口になっている従業員で、自分の仕事を持つと同時に、社内スタッフから名刺発注の依頼を受けた際に、発注や名刺管理業務を行っています。印刷会社で名刺を製作する場合、校正が必ず必要になります。校正は名刺に記載してある情報が正しいものであるのか、色合いや書体などが正しいものであるのか、印刷の仕上がりの良し悪しを見るために行います。こうした作業は、担当者にとって負担が大きくなる、人的コストを作り出してしまいます。また、校正などによる時間的コストが生じるため、名刺をいち早く欲しい時など時間的コストを掛けてしまう事にもなりかねません。名刺発注システムは画面上で必要事項を入力、午後1時までに発注を行った場合、当日中に発送手配が行われるなど、人的コスト、そして時間的コストを削減出来ます。

キャラクター名刺などの発注も可能です

名刺は初めて逢う人との挨拶の時に必ず必要になるアイテムです。名刺には本人を特定する事が出来る氏名やメールアドレス、部署や役職などの文字情報が記載してあります。最近は、名刺をリニューアルしてキャラクターを設けるケースや顔写真を掲載するケースなども多くなっています。顔写真を名刺に入れておけば、後から名刺を見た時に自分を思い出して貰えるメリットがあります。名刺発注システムは名刺のパターンを幾つか登録しておく事が出来るため、顔入りやキャラクター名刺、文字だけの名刺などの中から選ぶ事が出来ます。また、営業職の人は顔入り名刺やキャラクター名刺を利用し、他の部署の従業員は文字だけの名刺にするなどの運用も可能になります。他にも、裏面を英語表記にするパターンと拠点一覧を記載するパターンを使い分ける事も出来ます。

名刺発注システム

名刺発注システムとはどんなものか

営業マンにとって名刺は営業ツールのひとつです。これから新規の顧客と逢う時に名刺が切れてしまっては困ります。常に在庫を確認しておいて、残り枚数が少なくなった時には名刺の発注を行う事が大切です。従来名刺の発注と言うと、いつも利用している印刷会社に名刺を発注するケースが多くありました。最近は印刷通販のお店を利用して名刺の注文が出来るようになっており、注文から手元に届くまでの時間が短いなどからも利用している企業は多いのではないでしょうか。名刺の発注単位と言うのは、一般的には100枚などになりますが、印刷は枚数が多くなればなるほど印刷単価が下がる特徴を持ちます。しかし、名刺発注を大量に行うと部署変更などにより名刺が使えなくなる事もあります。こんな時に便利なのが名刺発注システムです。

ウェブから名刺を発注出来るシステムです

印刷通販のお店の中には、名刺発注システムと呼ぶ便利なシステムを導入しているお店もあります。初めて名刺を発注する時には、お店が用意しているテンプレートを利用して、名刺に必要な情報を記載して発注を行います。会社のロゴマークなどは、データを送付する事で名刺の所定位置にロゴマークを入れて印刷を行ってくれます。また、テンプレートを使わずに、名刺の印刷データを専用サーバーにアップロードする、もしくはメールなどを利用して印刷通販サイトを運営している会社に送付する事で、データを利用して名刺印刷を行って貰えるようになります。名刺印刷にかかるコストの中でも営業経費は印刷通販サイトの場合は、受注自体がインターネットになっているため、印刷コストを下げる効果もあります。

名刺発注システムを使えば注文が楽になります

最初にテンプレートやデータ入稿で名刺製作を依頼した場合、以降は同じ名刺であれば何度でも名刺の発注が出来るのが名刺発注システムの魅力です。残り枚数が10枚などになった時点で、インターネットを利用して印刷通販サイトにアクセスを行い、後は過去の注文と同じ名刺を発注すれば良いのです。サービスを提供している会社にもよりますが、こうしたシステムを利用した時、名刺の注文を午前中に完了させると、翌日には手元に名刺が届く、最短納期で名刺を注文する事が出来ます。ちなみに、名刺には氏名や会社名、役職、電話番号や住所などの個人情報が含まれていますが、こうしたシステムはSSLを利用した暗号化によりセキュリティが守られているなどからも、個人情報が漏洩しない、安心して利用出来ます。

名刺発注システム

基礎からわかる名刺発注システム

名刺を発注する時、会社の中には名刺を発注してくれる担当者がいて、その担当者に頼めば良いなどの会社は多いのではないでしょうか。担当者はあくまでも名刺の発注業務を兼務する人材で、普段は自分の仕事を行っています。名刺の発注は単に印刷会社とやり取りをするだけでなく、従業員全員の氏名や部署名、役職などの情報を管理し、依頼者の情報を発注時に印刷会社に提供する、名刺の校正までも行う必要があります。名刺発注システムは、こうした作業を削減出来る事や複数の拠点からの発注を1つにまとめられるメリットがあります。予め基本レイアウトを登録しておけるので、名刺に必要な情報を入力する、もしくは登録が行われている情報を呼び出すだけで発注が出来ます。さらに、上司の承諾を得た上で発注を行う方法もあります。

登録されているレイアウトは名刺デザインを均一なものに

名刺発注システムは最初に自社の名刺レイアウトを登録して運用が出来るシステムです。但し、裏面に事業所の一覧を設けるタイプ、英語表記にするタイプなどのレイアウトも登録しておく事が出来ます。利用時にはシステムにログインを行ってから名刺製作を開始します。レイアウトを選択して必要事項を入力、もしくは登録済みの情報を読み出してプレビュー画面名刺レイアウトを確認する流れになります。発注を行う時には、一旦上司に承諾を得た上で発注完了にする場合は、上司が承諾を得ると印刷会社に正式に名刺発注が行われる仕組みになっています。過去の名刺発注履歴の照会も可能になるため、名刺のコスト管理が容易に行えるメリットがありますし、発注時にプレビュー画面で内容確認が取れるため校正の手間が掛かりません。

午前中に注文を行えば翌日には名刺が届きます

名刺発注システムは名刺が必要な従業員がそれぞれ発注を行えるシステムです。上司の承認を必須としているため、無駄なコストを掛けずに発注が出来るメリットや午前中に注文を行えば翌日には名刺が手元に届きます。スピーディーに対応して貰えるため、名刺の残り枚数が少なくなった段階で発注を行えば良いのです。名刺発注システムはオンデマンド印刷で名刺製作を行っているので、システムで入力した情報を使って印刷が出来ます。印刷時に必要な刷版が不要、製版コストも掛からないので印刷コストを抑えて名刺印刷が出来るメリットもあります。印刷時に必要な校正は発注前にプレビュー画面で確認が出来るので、時間の短縮を図れるなどからも、午前中の注文の場合は当日中に発送手配が出来る仕組みを持ちます。